Status email saat ini
Hari ini e-mail merupakan bagian integral dari kehidupan kita sehari-hari. Sedemikian rupa sehingga pemikiran untuk menjadi tanpanya tidak terbayangkan. Hal ini tidak disadari di mana pun selain di lingkungan perusahaan. Meskipun perkembangan email yang tinggi dan penyebaran yang luas dari tahun-tahun sebelumnya, masih bukan tanpa masalah. Virus dan SPAM menjadi perhatian utama, tetapi masalah yang sedikit lebih tidak mungkin adalah ruang penyimpanan. Pengguna telah mengubah kotak surat mereka menjadi lemari arsip elektronik di mana semuanya disimpan ke dalam struktur folder yang rapi. Mengapa mereka melakukan ini? Jawaban yang jelas adalah "karena itu mudah". Pemolisian dari Administrator TI adalah solusi yang jelas untuk masalah ini, tetapi dengan integrasi yang semakin meningkat antara sistem kantor, dapatkah kita menetapkan pedoman hitam putih tentang bagaimana dan di mana email disimpan dan untuk berapa lama?
Bagaimana saya bisa memerangi masalah ini?
Sangat mudah bagi pengguna untuk memindai membaca e-mail menggunakan pratinjau otomatis, dan kemudian hanya menyimpannya dengan mengetahui bahwa itu akan ada di sana ketika mereka perlu mengatasinya dengan benar. Hasil akhir dari ini adalah server surat yang melambat dengan kotak surat yang melebihi ukuran optimal. Administrator TI dibatasi oleh alat mereka untuk apa yang dapat mereka lakukan untuk memperbaiki masalah ini. Opsi yang disajikan adalah sebagai berikut:
1. Buat pengguna memangkas kotak surat mereka secara manual – Tidak ada cara pasti untuk melakukannya secara teratur dan pengguna merasa sulit untuk membedakan surat yang perlu mereka simpan dari yang tidak.
2. Gunakan Pengarsipan Otomatis – Beberapa klien email, termasuk Microsoft Outlook menyertakan fitur "pengarsipan otomatis" yang menyimpan email lama ke dalam file lokal, sehingga mengurangi ukuran kotak surat "langsung" Anda. Teknologi yang relatif primitif ini sekali lagi memindahkan tanggung jawab pengarsipan email ke pengguna akhir.
3. Gunakan solusi pengarsipan perusahaan seperti produk Symantec Vault (sebelumnya VERITAS Enterprise Vault). Solusi ini sejauh ini yang paling mudah dikelola dan menghilangkan tanggung jawab dari pengguna akhir ke tim administrasi TI.
Produk Symantec Vault
Produk Symantec Vault menyediakan kerangka kerja pengarsipan yang fleksibel untuk email, file, dan konten berbasis web. Produk memungkinkan penemuan konten yang disimpan dalam format ini, sambil membantu mengurangi biaya penyimpanan dan menyederhanakan manajemen data. Kemampuan pencarian dan penemuan yang kuat dilengkapi dengan aplikasi klien yang kuat untuk tata kelola perusahaan, manajemen risiko, dan perlindungan hukum. Beberapa fitur utama meliputi:
1. Manajemen siklus hidup konten cradle-to-grave otomatis untuk email dan data perusahaan lainnya
2. Pencarian dan pengambilan konten yang mudah dan cepat memungkinkan pengguna akhir untuk memanfaatkan pengetahuan organisasi.
3. Optimalisasi penyimpanan mengurangi penyimpanan pesan dan informasi hingga 50 persen atau lebih.
4. Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan penyimpanan dan penemuan dengan bertindak sebagai tempat penyimpanan informasi elektronik yang aman.
5. Mengurangi biaya pencarian konten, pemulihan, dan administrasi.
6. Menyediakan "gudang informasi" untuk data perusahaan yang dapat ditambang sebagai sumber pengetahuan menggunakan indeks dan teknologi pencarian bawaan.
7. Integrasi email yang diarsipkan dengan sistem email yang ada tetap transparan bagi pengguna akhir
Apa yang harus saya lakukan selanjutnya?
1. Tentukan jenis solusi pengarsipan email yang tepat untuk bisnis Anda
2. Pahami apa yang ingin Anda capai dari berinvestasi dalam solusi pengarsipan email
3. Pertimbangkan bagaimana penerapan solusi pengarsipan email akan memengaruhi pengguna Anda dan perubahan apa yang perlu dilakukan oleh mereka
Komentar
Posting Komentar